1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности ректора.
2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования.
3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимает документы и личные заявления на подпись ректора.
5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы ректора.
6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых ректору на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
7. Организует проведение телефонных переговоров ректора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит информацию до ректора, полученную по каналам связи.
8. По поручению ректора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых ректором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

Секретарь должен знать:
1. Конституцию РФ
2. Устав и внутренние нормативные правовые акты института.
3. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
4. Организацию делопроизводства.
5. Методы оформления и обработки документов.
6. Машинопись.
7. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
8. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
9. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
10. Основы деловой этики и эстетики.
11.Правила делового общения.

Работа в офисе